Privacyverklaring NewBodies
Uw privacy is belangrijk voor ons. Om die reden verzoeken wij u deze Privacyverklaring zorgvuldig door te nemen. Wij hebben geprobeerd deze verklaring op een zo eenvoudige en begrijpelijke wijze te schrijven, zodat wij u kunnen helpen te begrijpen: wie wij zijn, welke persoonsgegevens wij kunnen verwerken, in welke gevallen wij uw gegevens kunnen verwerken (doeleinden en grondslagen) en wat uw rechten zijn bij de verwerking van persoonsgegevens.
Houd u er rekening mee dat persoonsgegevens alle informatie, details of kenmerken kunnen bevatten, die direct of indirect tot identificeerbare personen kunnen leiden.
Wie “wij” zijn
Deze privacyverklaring gaat over alle gegevensverwerkingen – die naar u als persoon kunnen leiden – binnen de volgende bureaus:
NewBodies (KvK 64154564) 3 (hierna tezamen aangeduid met: “wij”, “ons”, “onze”, “onze bureaus” of woorden van gelijke strekking)
Welke gegevens kunnen wij verwerken?
Wij kunnen de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerken via online formulieren op onze website, e-mails die u naar ons stuurt en/of gegevens die u fysiek in een van onze kantoren verstrekt:
Personalia, bijvoorbeeld: geslacht, voornamen, voorletters, achternaam, adres, woonplaats, e-mailadres en/of een telefoonnummer;
Financiële gegevens, voor het factureren van diensten, zoals naam, adres, postcode, bankrekeningnummer worden verwerkt via administratiekantoor BIJBVO, Leidse Rijn 1, Utrecht. Wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met BIJBVO waarin afspraken zijn vastgelegd over de omgang met de verzamelde gegevens. Hierin hebben wij BIJBVO niet toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere BIJBVO diensten. BIJBVO kan echter informatie aan derden verschaffen indien BIJBVO hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens BIJBVO verwerken. Wij hebben hier verder geen invloed op. Meer informatie over de gegevensverwerking door BIJBVO kunt u vinden in de Privacy Policy van BIJBVO.
Interactiegegevens (verkregen via bijvoorbeeld een chatsessie, via social media, via whatsapp, of ander middel);
Gegevens die worden verzameld via de website www.newbodies.nl worden verwerkt via gegevensverwerker Google Analytics. Deze gegevens worden door NewBodies niet gedeeld met derden.
Ten aanzien van onze website, verzamelen we na uw bezoek aan onze website, automatisch alleen:
IP-adres,
Gegevens die worden verzameld via de website www.newbodies.nl worden verwerkt via gegevensverwerker Google Analytics. Deze gegevens worden door NewBodies niet gedeeld met derden.
Cookies
Ten aanzien van onze website verzamelen wij gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen. Onze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de website gebruiken.
Analytische cookies
Wij gebruik van cookies van Google Analytics, zodat Google ons inzicht kan geven in hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken en om ons informatie over de effectiviteit van onze campagnes te kunnen bieden. De informatie die we daarbij verkrijgen wordt met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar Google en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Google waarin afspraken zijn vastgelegd over de omgang met de verzamelde gegevens. Hierin hebben wij Google niet toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Google kan echter informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier verder geen invloed op. Meer informatie over de gegevensverwerking door Google Analytics kunt u vinden in de Privacy Policy van Google en in de Privacy Policy van Google Analytics.
In- en uitschakelen cookies
In uw browser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd, wanneer u ermee instemt. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.
Verwijderen van cookies
Veel cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt de cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.
Websites van derden
Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.
Wanneer kunnen wij uw gegevens verwerken?
Wij verwerken uw gegevens:
Wanneer u aangegeven heeft, gebruik te willen maken van één van onze diensten, wanneer wij onze diensten leveren en wanneer wij onze diensten factureren;
Wanneer u telefonisch of schriftelijk met onze organisatie communiceert en u expliciet aangeeft een vervolg op het contact wenst te zien;
wanneer u in dienst treedt of een samenwerkingsverband met onze organisatie aangaat;
wanneer u als betrokkene rechtstreeks gegevens aan ons verstrekt;
wanneer u gegevens over anderen rechtstreeks aan ons verstrekt;
wanneer wij persoonsgegevens via (bevoegde) derden ontvangen.
Hieronder wordt per geval een nadere toelichting gegeven
Wanneer u aangegeven heeft, gebruik te willen maken van één van onze diensten, wanneer wij onze diensten leveren en wanneer wij onze diensten factureren;
Het privacybeleid is op alle diensten van toepassing, zolang persoonsgegevens hierbij aan te pas komen. Door gebruik te maken van onze diensten middels een overeenkomst, door een bezoek te brengen aan onze website(s), door gegevens achter te laten via één van de webformulieren, of door een e-mailbericht naar ons te verzenden, geeft u aan, kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring en deze volledig te accepteren.
Wij verzamelen enkel de gegevens die strikt noodzakelijk zijn om de dienst – zoals die is overeengekomen – uit te kunnen voeren. Alle gegevens worden opgeslagen op onze eigen beveiligde servers via DataCT.
Wanneer u telefonisch of schriftelijk met onze organisatie communiceert en u expliciet aangeeft een vervolg op het contact wenst te zien.
U geeft aan dat u teruggebeld of gemaild wenst te worden. Zodra een verzoek is afgehandeld, worden persoonsgegevens niet bewaard.
Persoonsgegevens die u als betrokkene rechtstreeks aan ons verstrekt:
Hierbij kunt u onder meer denken aan:
Persoonsgegevens die u verstrekt via een aanmeldformulier
Persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u bij ons op gesprek komt
Persoonsgegevens die u verstrekt in het kader van (o.m.) correspondentie, feedback
Persoonsgegevens over anderen die u rechtstreeks aan ons verstrekt
Het kan voorkomen dat u de persoonsgegevens van andere personen met ons deelt, bijvoorbeeld adres- of contactgegevens. Wij attenderen u erop dat het uw eigen verantwoordelijkheid is om na te gaan of deze personen akkoord zijn gegaan met de verstrekking van hun persoonsgegevens.
Persoonsgegevens die wij van derden ontvangen
Wij kunnen persoonsgegevens via derden ontvangen. Denk hierbij aan instanties met een wettelijke bevoegdheid (UWV, Belastingdienst, Politie of Justitie).
Doeleinden
Wij verwerken persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:
Voor het aangaan, uitvoeren en/of beëindigen van verschillende overeenkomsten die binnen de bedrijfsvoering van onze praktijk vallen. Voor deze doeleinden vindt gegevensverzameling en/of verwerking plaats op het moment dat een overeenkomst van opdracht opgesteld moet worden, maar ook wanneer beëindiging van een overeenkomst dient plaats te vinden;
Om u te informeren over de (na)zorg verbonden aan de afgenomen dienst(en);
Om met u te communiceren en uw vragen te beantwoorden of uw klachten te behandelen via e-mail, via berichten per fysieke post of via telefonische berichtgevingen;
Persoonsgegevens worden gearchiveerd in verband met wettelijke bewaarplichten en voor het verstrekken van persoonsgegevens op grond van een wettelijke bevoegdheid;
Persoonsgegevens of kenmerken hiervan kunnen worden verwerkt voor statistische doeleinden, alsmede om de kwaliteit van de dienstverlening, van processen en van systemen te onderzoeken en te verbeteren.
Persoonsgegevens mogen verwerkt worden voor elk doeleinde die met één van de hierboven vermelde doeleinden verenigbaar is. I
Wij maken geen gebruik van profilering en/of andere geautomatiseerde besluitvorming.
Ten aanzien van onze website verwerken wij uw persoonsgegevens enkel voor de volgende doeleinden:
het op uw verzoek versturen van nieuwsbrieven;
het verlenen van toegang tot onze website;
het gebruik maken van de functionaliteiten op onze website;
het verkrijgen van inzicht in het gebruik van onze website;
het verbeteren en evalueren van onze website en diensten;
het voor u mogelijk te maken om een pagina te e-mailen, te printen of om te delen via sociale netwerken, zoals Facebook, Twitter en LinkedInwebsite.
Wij verzamelen en gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die hierboven worden beschreven, tenzij we van tevoren uw toestemming hebben verkregen of omdat wij dit op grond van de wet mogen doen.
Grondslagen
De wet bevat een opsomming van grondslagen die de verwerking van uw persoonsgegevens rechtvaardigen. Wij beroepen ons op drie van deze grondslagen. Per grondslag geven wij een korte toelichting:
Uitvoering van de overeenkomst. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om de overeenkomst die wij met u, met onze opdrachtgever of met uw werkgever hebben gesloten.
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is nodig om een de eigen zakelijke belangen redelijk te kunnen behartigen. Dit kan dan bijvoorbeeld gaan om het informeren van opdrachtgevers over nieuwe diensten en activiteiten, of om belangen in een procedure te verdedigen.
Wij mogen met uw toestemming uw persoonsgegevens gebruiken voor bepaalde marketingactiviteiten. U kunt uw toestemming natuurlijk altijd intrekken. In deze privacyverklaring, onder het kopje ‘Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?’, leest u hoe u uw toestemming op een later moment kunt intrekken.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en een doeleinde wordt gediend. Daarbovenop geldt dat wij uw persoonsgegevens in geen geval langer zullen bewaren dan wettelijk is toegestaan.
Op het moment dat een bewaartermijn verstrijkt, zullen uw persoonsgegevens en, in ieder geval, alle identificerende kenmerken, worden verwijderd. Wij hebben in ons bewaartermijnenbeleid per soort persoonsgegeven de (uiterlijke) bewaartermijn bepaald en wij streven ernaar om dit beleid consequent uit te voeren. Mocht er sprake zijn van een wettelijke bewaarplicht en een daaraan gekoppeld bewaartermijn, die de door ons geformuleerde (uiterlijke) bewaartermijn overstijgt, dan gaan de wettelijke bewaartermijnen voor.
Hierna lichten wij kort de meest relevante bewaartermijnen toe.
Persoonsgegevens uit overeenkomsten, bewaren wij in beginsel niet langer dan twee jaren nadat de dienst met de betreffende medewerker is beëindigd.
Dit is anders indien deze persoonsgegevens van fiscaal belang* zijn of indien aan het einde van deze termijn sprake is van een lopend geschil/vordering/claim/nog lopende verjaringstermijn(en) van vorderingen voortvloeiende uit een overeenkomst. De van belang zijnde gegevens zullen alsdan (langer) worden bewaard tot het moment van afwikkeling of verloop van geschil/vordering/claim/lopende verjaringstermijn.
Persoonsgegevens die wij verzamelen van ZZP’ers (zelfstandigen) in het kader van een overeenkomst van opdracht, bewaren wij in beginsel niet langer dan twee jaren nadat de dienst voor de betreffende ZZP’er is beëindigd.
Dit is anders indien deze persoonsgegevens van fiscaal belang* zijn of indien aan het einde van deze termijn sprake is van een lopend geschil/vordering/claim/nog lopende verjaringstermijnen van vorderingen voortvloeiende uit verbintenissen. De van belang zijnde gegevens zullen alsdan (langer) worden bewaard tot het moment van afwikkeling of verloop van geschil/vordering/claim/lopende verjaringstermijn.
Persoonsgegevens op bijvoorbeeld facturen en andere documenten uit onze administratie die van fiscaal belang zijn, bewaren wij ten minste zeven jaren vanaf het eerste boekjaar ná het einde van het boekjaar waarin de factuur is voldaan;
Veranderingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op onze website en onze dienstverlening in onze fysieke kantoren. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van onze website en dienstverlening in onze kantoren, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen op onze website. Als we de privacyverklaring wezenlijk wijzigen, zullen we u hiervan op de hoogte stellen via het e-mailadres dat u ons hebt verstrekt.
Delen met derden
Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan derden in overeenstemming met deze privacyverklaring en in overeenstemming met de wet. Zonder uw uitdrukkelijke toestemming zullen wij uw persoonsgegevens niet bekend maken aan derden. Door akkoord te gaan met deze Privacyverklaring, geeft u aan uw persoonsgegevens aan derden verstrekt mogen worden, zolang dit in overeenstemming is met de overeenkomst die u met ons heeft gesloten.
Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan onze opdrachtgevers voor zover dit strikt noodzakelijk is, te weten hen te informeren over de voortgang van het begeleidingstraject. Met onze opdrachtgevers, die uw gegevens ook weer verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst mee af, zodat zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan en te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Verder kan in enkele gevallen de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren en tekenen hiervoor een geheimhoudingsverklaring.
Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Uw recht op inzage, correctie of verwijdering
U heeft het recht om al uw persoonsgegevens kosteloos in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering en/of een intrekkingsverzoek van uw toestemming voor gebruik van uw persoonsgegevens, sturen naar info@newbodies.nl. Wij zullen uw verzoek zo snel mogelijk – en in ieder geval binnen één kalendermaand – beantwoorden. Indien wij deze termijn van één kalendermaand niet halen, dan zullen wij binnen diezelfde periode aan u de reden van vertraging melden.
Wij mogen onze reactietermijn met twee kalendermaanden verlengen, mits wij dit kunnen onderbouwen, bijvoorbeeld vanwege de complexiteit van uw verzoek(en) en/of uw aantal verzoeken.
Wij weigeren enkel bij hoge uitzondering uw verzoek tot inzage, correctie of verwijdering. Dit geldt ingeval uw verzoek:
kennelijk ongegrond is,
of
ingeval uw verzoek buitensporig is.
Kennelijk ongegrond verzoek
Uw verzoek is kennelijk ongegrond, indien uw verzoek niet aan de randvoorwaarden voldoet, zoals het willen inzien van persoonsgegevens van derden zonder daartoe gemachtigd te zijn, of een verzoek dat niet aan te merken is als recht op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Buitensporig verzoek
Uw verzoek is buitensporig, indien hierdoor een disproportionele (buitensporige) last wordt gelegd op onze organisatie voor het behandelen van uw verzoek. U vraagt bijvoorbeeld wekelijks persoonsgegevens aan, omdat u uw eigen administratie wil bijhouden.
De bewijslast ligt bij onze organisatie, indien aangegeven wordt dat sprake is van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek.
Wij zullen derden aan wie deze gegevens zijn verstrekt op de hoogte brengen van een rectificatie, het wissen van persoonsgegevens of beperking. Wij hoeven deze partijen niet op de hoogte te stellen wanneer dit onmogelijk blijkt, of een onevenredige inspanning (qua kosten en tijd) zou vergen. U mag bij ons een opgave verzoeken van degene(n) aan wie wij deze mededeling heeft/hebben gedaan.
Recht op beperking (ofwel bevriezen gegevens) en overdragen gegevens
Voor de uitoefening van uw recht op beperking (dit betekent dat de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk wordt bevroren totdat een bezwaar of geschil is opgelost)
en het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, kunt u ook uw verzoek richten aan info@newbodies.nl.
Wij zullen gedurende de beperking uw persoonsgegevens alleen verwerken: met uw toestemming voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van bijv.: een rechtsvordering en of ter bescherming van de rechten van anderen of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of voor een lidstaat.
Het recht op overdraagbaarheid geeft u het recht om uw persoonsgegevens te verkrijgen die u aan ons heeft verstrekt, om vervolgens de persoonsgegevens over te dragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke (anders dan NewBodies). Dit recht geldt wanneer u toestemming geeft of dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst.
Recht op bezwaar…
Ook voor de uitoefening van uw recht op bezwaar, kunt u terecht bij ons via e-mail: info@newbodies.nl. U kunt uw recht op bezwaar in drie gevallen inroepen:
Allereerst mag u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens, in verband met uw persoonlijke omstandigheden. De verwerking moet dan wel zijn gebaseerd op de behartiging van een gerechtvaardigd belang of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Wij zullen de verwerking staken tenzij er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn waardoor ons verwerkingsbelang groter is dan uw belang om de verwerking te laten staken.
Ten tweede kan u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op direct marketing.
Ten derde kan u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden op grond van specifiek met uw situatie verband houdende redenen.
Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?
Indien u toestemming heeft gegeven voor een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze toestemming altijd intrekken. Houd er rekening mee dat de intrekking van uw toestemming geen terugwerkende kracht heeft en dat het intrekken van toestemming alleen mogelijk is wanneer u eerst toestemming heeft gegeven.
Beveiliging
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonsgegevens te voorkomen en zoveel mogelijk te beperken. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de personen toegang krijgen tot uw gegevens, die iets met uw gegevens mogen doen op grond van een overeenkomst of op uw verzoek. De toegang tot deze gegevens dient dan ook afgeschermd te zijn. Een ondertekende geheimhoudingverklaring door al onze werknemers is een andere maatregel die wij nemen om schending van uw privacyrechten te voorkomen.
Tevens maken wij gebruik van SSL-certificaten ten behoeve van de veilige overdracht van uw gegevens en communicatie en zullen e-mails met gevoelige persoonsgegevens worden versleuteld.
Voor NewBodies gelden de contactgegevens: info@newbodies. met telefoonnummer 0652480635
Inwerkingtreding
Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 25 mei 2018.